Préparer sa rentrée documentaire avec Doc et Plume (1/5)

Temps de lecture : 2 minutes

Le premier mini-programme de Doc et Plume vous accompagne pour simplifier l’organisation des informations collectées grâce à vos outils du quotidien.

Doc et Plume vous propose de travailler ensemble plusieurs aspects de votre organisation documentaire.

Un par jour ?

Un par semaine ?

Une seule priorité pour cet été ?

À quoi s’attendre ?

Pour chaque mission :

  • Des conseils
  • Un plan d’action
  • Une bonne pratique à intégrer à votre quotidien

Objectif : vous faire prendre le temps de réfléchir à une organisation efficace, pérenne et qui vous convienne pour chaque axe.

Pas de solution miracle : il sera peut-être nécessaire d’ajuster votre travail. Testez vos idées quelques semaines et revenez nous dire ce qu’elles vous auront apporté, ce que vous avez modifié entre temps… Rendez-vous sur les réseaux pour en parler !

Pour partagez vos difficultés et vos joies avec les autres participants, commentez les articles du blog ou suivez le programme sur les réseaux sociaux : LinkedIn ou Facebook. Si vous ne souhaitez pas le faire en public, vous pouvez échanger avec Doc et Plume en privé !

Prérequis : ce programme propose des méthodes. Quelques connaissances en informatique sont demandées pour les mettre en œuvre. Si une notion vous paraît abstraite, renseignez-vous avant de réaliser une manipulation ou abstenez-vous. Doc et Plume n’est pas responsable de la perte de données liée à une mauvaise utilisation de votre part de l’outil informatique. Merci ! 😁

Prêt ?

Le programme

Attention : Avant (et après) toute manipulation, sauvegarder vos données et vérifier que la sauvegarde est intègre.

Jour 1 : Les mails

La messagerie est l’un des outils les plus utilisés dans le monde professionnel. C’est aussi l’un de ceux qui sont les moins bien gérés de part la quantité parfois décourageante de messages reçus.

Ce programme débute par une méthode pour organiser vos mails.

Tenez compte de l’architecture de votre client de messagerie : par dossiers seulement et/ou libellés/étiquettes (consultez le post LinkedIn sur les métadonnées pour une définition).

Etapes :

  1. Dressez une liste de toutes les catégories que vous abordez au quotidien. Vos catégories peuvent correspondre :
    • à vos dossiers : Client A, Client B, Client C, Archives…
    • aux thématiques de votre emploi : Paie, Formation, Recrutement…
    • aux actions à faire subir aux mails : Urgent, Important, À déléguer…
  1. Organisez ces catégories : fusionnez celles qui peuvent être regroupées et choisissez le terme le plus approprié
  2. Créez vos dossiers ou libellés dans votre messagerie en limitant le nombre de niveaux de dossiers et sous-dossiers à trois maximum (il vous faudra sinon utiliser le moteur de recherche ou que vous adoriez double-cliquer…)
  3. Réorganisez vos messages existants
  4. Supprimez les dossiers/libellés vides (vérifiez avant de supprimer !)

La première bonne habitude ?

Bonne pratique n°1 : Supprimer ce qui n’apporte aucune information : les publicités (zou en spam), les blagues des collègues (conserver les meilleures private jokes dans un dossier/libellé à part si vous y tenez 😉)…

À demain pour actualiser nos sources de veille…

Cet article a 2 commentaires

  1. clair, précis et concis ! que dire ? c’est un parfait outil pour attaquer l’Everest messagerie électronique ! merci 🙏

    1. Docetplume

      Merci Anne ! Les sujets du programme mériteraient sans doute des articles plus complets. À venir peut-être… 😀

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