Peut-être subissez-vous les effets de l’infobésité ambiante ? Peut-être êtes-vous submergés dans la marée d’emails, de documents, d’informations en tout genre reçus quotidiennement ?
J’ai déjà souvent évoqué mon organisation documentaire sans vraiment détailler ma méthode, pourtant simple.
Simple, car je vise toujours l’économie de temps maximal.
Pour la petite histoire…
Quand j’ai commencé à développer mon activité d’entrepreneure indépendante, j’ai aussi développé :
- ma curiosité
- et donc de nouvelles idées
- et donc le temps passé sur Internet et dans les livres à rechercher de l’information
- et donc la masse d’informations enregistrées, parfois “pour plus tard”
Au bout de quelques semaines, je croulais sous les pdf enregistrés en local, sous les newsletters et les favoris des réseaux sociaux ou encore sous les pages enregistrées en favoris (vous me suivez dans la mise en pratique du mini-programme Doc et Plume ?).
À la recherche de la méthode idéale…
Alors j’ai pris le temps de chercher une méthode d’organisation globale.
Il en existe beaucoup bien entendu et j’en ai testé plusieurs :
- La méthode Getting Things Done (GTD), inventée par David Allen (je vous vois venir me rappeler mes todo à rallonge…)
- Le système de gestion des connaissances personnelles de Christophe Deschamps
- La méthode PARA de Tiago Forte
Avant de me rendre à l’évidence : aucune ne me convenait pleinement.
Une méthode n’est pas applicable telle quelle pour tout le monde.
C’est une question de préférence, de personnalité, de manière de travailler spécifiques.
Alors, il faut S’INSPIRER ! (et non copier)
Conclusion n°1 : Chercher et tester plusieurs méthodes est donc plutôt intéressant : prenons le meilleur de chaque méthode pour nous !
Vouloir organiser ses documents, c’est bien, s’organiser, c’est mieux !
Il me fallait un référentiel, et ce référentiel, c’était ma gestion du temps, presque inexistante à l’époque.
Certaines des méthodes ci-dessus l’incluent au moins en partie, comme la méthode PARA. Mais ce n’était pas adéquat et j’avais besoin d’harmoniser tout mon environnement de travail :
- La gestion du temps
- L’organisation des ressources documentaires
- La méthode de travail
Alors j’ai repris la méthode découverte sur le blog d’Isabelle Gieling qui vivotait sur mon agenda. Elle consiste à lister les casquettes que l’on endosse chaque jour et à travailler sur des créneaux selon les tâches attribuées à ces métiers. Ça avait été une révélation au début de mon activité, dans une période où je faisais tout (et donc rien) en même temps.
Chaque métier est pratiqué sur un créneau modulable de la semaine. Au moins un doit être une fonction de manager/directeur pour organiser les tâches des autres métiers.
En fonctionnant ainsi, chaque projet progresse de semaine en semaine.
Conclusion n°2 : Structurer mon activité d’indépendante pour mieux gérer mes informations et documents.
Comment organiser la documentation à partir de l’organisation de mon temps de travail ?
Aujourd’hui j’utilise une méthode simple et inspirée essentiellement de la méthode PARA et du système de gestion des connaissances de Christophe Deschamps.
Et je l’applique PARTOUT !
Ce qui signifie que TOUTES mes ressources sont organisées de la même manière dans TOUS les outils que j’utilise.
Les avantages :
- Une recherche d’information aisée : les mots-clés, les dossiers ou libellés seront les mêmes partout.
- Des mises à jour facilitées : si j’ai besoin de dissocier ou fusionner un dossier par exemple, je le fais de la même manière partout.
- En résumé : un quotidien simplifié
Les inconvénients :
- Comme tout nouveau système, la mise en place, même si elle est simple, peut être fastidieuse selon le nombre de thématiques à organiser. En tant qu’indépendante, il y a beaucoup de domaines que je dois prendre en compte. Je simplifie donc l’arborescence au maximum et je profite des moteurs de recherche !
- Cela invite aussi à limiter le nombre d’outils pour éviter de répliquer de nombreuses fois l’organisation (c’est donc plutôt un avantage !).
- En réalité, je n’ai pas trouvé de réel inconvénient pour le moment 😁
Conclusion n°3 : la règle d’or en organisation est l’harmonisation, la simplification des systèmes pour être le plus efficace possible.
En pratique…
En 5 étapes vous acquérez une organisation simple et qui vous correspond.
- Posez-vous pour réfléchir aux thématiques que vous abordez quotidiennement. Ces thématiques recouvrent en réalité les métiers que vous exercez au quotidien. Pour la gestion de Doc et Plume, j’ai donc obtenu 6 grands thèmes liés au statut de freelance :
| Administratif | Tout ce qui concerne la coopérative et les institutions qui accompagnent mon activité, ainsi que ma comptabilité |
| Communication | Tout ce qui concerne les publications (images, logos…), les évènements (salons, interviews…)… |
| Prospection | Les entretiens hypothèses client, le parcours client… |
| Métier | 4 sous-dossiers, un par type de prestation dans lesquels je regroupe les contrats et documents spécifiques des clients – Connaissances – Accompagnement individuel – Ateliers – Service documentaire |
| Formations | Tout ce qui concerne les formations que je suis |
| Documentation | Toutes les ressources qui me servent à enrichir mes connaissances métiers, rédiger les publications ou conservées par simple curiosité, organisées en sous-dossiers thématiques (Gouvernance de l’information, Automatisation, Entrepreneuriat…) |
- Sauvegardez vos informations sur un espace externe pour pallier une erreur de manipulation.
- Créez les dossiers/libellés dans tous les outils, vos sources d’informations :
- Messageries
- Explorateur de fichiers
- Drives ou autre application Cloud
- Favoris de navigateurs
- Tableaux dans les applications de veille
- Favoris des réseaux sociaux
- Dossiers papiers !!
- Ré-organisez les fichiers et favoris dans les dossiers/libellés adéquats
- Sauvegardez votre nouvelle organisation depuis vos différents outils sur un espace externe.
Et parce que j’aime organiser…
Sur ma lancée, j’ai fait subir ce traitement à la partie personnelle de ma vie. Cela donne (de manière non-exhaustive, mais pour vous donner une idée) :
- Administratif : Banque, Assurance, Emploi, École
- Santé : avec un sous-dossier par “patient” de la famille
- Maison : Cuisine, Jardin, Bricolage, Consommation responsable, Organisation…
- Loisirs : Couture, Tricot, Dessin, Activités manuelles…
- Vacances : avec un dossier d’idées par région
- Cadeaux : avec un dossier d’idées par bénéficiaire
- Et Documentation : avec des thématiques variées comme Environnement, Art et Patrimoine, Développement personnel, Langues…
À vous !
Quelle organisation documentaire avez-vous adopté ? Et sur quels critères ?
Avez-vous mis en pratique une méthode reconnue ? Ou conçu une stratégie totalement personnalisée ?
Parlez-en en commentaires, rejoignez-moi sur les réseaux ou écrivez-moi !