Préparer sa rentrée documentaire avec Doc et Plume (5/5)

Le premier mini-programme de Doc et Plume vous accompagne pour simplifier l’organisation des informations collectées grâce à vos outils du quotidien. Rendez-vous à la première étape pour découvrir les enjeux et le programme complet.

Mails, veille, réseaux sociaux et favoris : j’ai choisi ces quatre thèmes qui emplissent parfois votre quotidien personnel ou professionnel, car ils sont vos principales sources d’informations. L’infobésité croissante nous oblige à être plus rigoureux dans nos choix de ressources pour obtenir une information de qualité.

Les actions réalisées cette semaine ont plusieurs objectifs :

  • Diminuer la quantité d’informations inutilement stockées
  • Réduire le temps de recherche d’informations en optimisant votre organisation
  • Augmenter la qualité de vos lectures

Ecoresponsabilité

Pas d’action aujourd’hui, mais des principes à mettre en place petit à petit pour tendre vers une utilisation écoresponsable de l’information. D’autres articles développeront des aspects plus spécifiques, mais vous pouvez déjà agir de manière globale sur la qualité des informations qui vous parviennent et le traitement que vous leur réservez.

Nous avons mis en place plusieurs de ces principes au cours de la semaine. Les avez-vous remarqué ?

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre réflexion, voici quelques pistes :

Pour faciliter et limiter le nombre de recherches dans vos propres informations :

  • Standardisez les termes et les formats employés pour nommer vos catégories/libellés/dossiers/fichiers d’un outil à l’autre pour garantir l’unicité des enregistrements et simplifier les recherches croisées
  • Utilisez les moteurs de recherche intégrés aux outils : en ayant défini une terminologie spécifique, vous retrouverez aisément tout ce qui concerne un thème
  • Evitez d’imprimer un document tant qu’il n’est pas finalisé : gérez ses versions numériquement pour profiter d’un historique précis des modifications réalisées

Pour désencombrer les serveurs :

  • Supprimez ce qui ne contient pas d’information enrichissante. Pour cela, faites preuve d’un esprit critique envers vos besoins
  • Videz vos corbeilles régulièrement si ce n’est pas automatisé dans vos outils
  • Limitez le nombre d’outils utilisés : mutualisez un maximum les fonctions recherchées, faites des compromis ou détournez certaines fonctionnalités de leur objectif premier

Pour tendre vers une utilisation éthique de l’information :

  • Essayez des outils éthiques, français ou encore faibles consommateurs d’énergie
  • Respectez les droits de publications et de diffusion des œuvres que vous souhaitez récupérer ou partager. Ce sont des notions juridiquement complexes : informez-vous, si besoin auprès de professionnels de l’information ou d’avocats spécialisés, et retenez de toujours donner le nom de l’auteur et de vous renseignez sur ce que l’œuvre permet
  • Faites preuve d’esprit critique (oui encore ! ;)) : Internet a fait disparaître les différences entre les médias, entre les auteurs : difficile de discerner un expert d’un amateur. Une information doit toujours être contextualisée dans le temps et l’espace, dans son domaine de connaissances, pour être compréhensible et exploitable.

Et ensuite ?

Intégrez ces bonnes pratiques à votre quotidien.

Répétez à intervalles réguliers les actions du mini-programmes : tous les 3 ou 6 mois ou annuellement selon le nombre d’outils et la quantité d’informations que vous récupérez. Vous pouvez mettre un rappel dans votre agenda pour échelonner ou regrouper ces opérations.

Venez échanger le 18 octobre sur les réseaux LinkedIn ou Facebook sur la mise en place de ces actions et bonnes pratiques, ce qu’elles ont changé dans votre quotidien, ce que vous avez mis en place pour mieux gérer vos sources d’informations.

Pour aller plus loin, participez à un atelier créé par Doc et Plume.

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